Come firmare documenti digitalmente e con validità legale

Sapevi che puoi firmare digitalmente i documenti? A causa della pandemia Covid-19 e dell'isolamento sociale, molti impegni giudiziari e lavorativi sono stati rinviati. Ciò ha reso difficile per coloro che avevano bisogno di firmare documenti presso studi notarili e altre istituzioni.

La firma digitale è una buona opzione per coloro che non possono annullare o posticipare questi appuntamenti. Tuttavia, non è un compito facile per coloro che non hanno molta familiarità con la tecnologia, soprattutto quando viene richiesto un certificato digitale che dimostri la validità legale della firma.

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Ma capiamo un po 'di più su questi tipi di firme e certificati di seguito.

Firma digitale vs. firma elettronica

In genere, i due termini vengono utilizzati per la stessa azione, ma esiste una differenza tra i tipi di abbonamento.

La firma elettronica viene utilizzata per accedere, condividere e approvare le informazioni in formato digitale. Alcuni esempi di firme elettroniche sono: biometria, password, token, firme scansionate e ... Firme digitali!

Sì, le firme digitali sono incluse in queste opzioni di firma elettronica. Tuttavia, le firme digitali sono crittografate e richiedono un certificato digitale emesso da un'autorità di certificazione, ad esempio ICP-Brasil (Brazilian Public Key Infrastructure).

Come scansionare la firma?

Per scansionare una firma, il processo è l'opposto di una firma digitale o elettronica . È necessario un documento stampato e firmato, quindi, tramite una fotografia o uno scanner, il documento diventa digitale.

Firma elettronica

Per avere valori legali, la firma elettronica deve soddisfare tre requisiti:

  • Integrità: garanzia che il documento non è stato / non può essere manomesso o frodato;
  • Autenticità: identificazione dell'autore della firma, mediante chiave privata (esclusiva del titolare), che garantisce la paternità della firma;
  • Registrazione della firma: quando e come è stata effettuata.

Poiché è più pratico, questo tipo di abbonamento è ideale per le attività quotidiane, i contratti, ecc. Anche il Tribunale federale utilizza già le firme elettroniche nei suoi processi e procedure.

Firma digitale

La firma digitale è un modo sicuro per firmare documenti che rientrano nella sfera digitale, come ad esempio il PDF. Ogni firma digitale è associata a un certificato digitale, che offre maggiore sicurezza ai dati dell'utente, senza rischio di violazione.

La firma digitale con certificazione, quindi, è il modo in cui l'avvocato deve legittimarsi nell'universo online. Per determinazione legale, le firme digitali con certificato hanno validità legale, determinata dall'art. 10 della misura provvisoria n. 2.200-2.

Come ottenere il certificato digitale?

L'utente deve scegliere un'autorità di certificazione (AC), accreditata dall'Institute of Information Technology, che funzioni come un registro digitale. Queste autorità sono subordinate a ICP-Brasil.

Devono essere pagate le quote di registrazione, che variano a seconda della sede dell'azienda. Quindi, è necessario programmare una giornata per visitare l'azienda e completare la registrazione dell'abbonamento. Il processo potrebbe richiedere alcuni giorni.

Quindi, basta scegliere un mezzo di riconoscimento, come gettone, carta o chiave elettronica.

I certificati digitali più comuni sono l'e-CPF (digital CPF) o e-CNPJ, che sono collegati a questi documenti e identificano l'utente prima dell'IRS.

Firma digitale PDF

È possibile firmare digitalmente i documenti se l'azienda non richiede la prova di validità legale, cioè senza il certificato digitale. Questo processo non solo evita il ritardo nell'invio dei documenti, ma consente di risparmiare carta e inchiostro.

Per firmare documenti PDF, ci sono alcuni programmi per tablet o telefoni cellulari che aiutano in questo processo. Uno di questi è Adobe Sign, che ha le risorse per richiedere firme elettroniche, per inviare firme di massa con Mega Sign, per pubblicare moduli firmabili, tra gli altri.

Puoi provare Adobe Sign gratuitamente per 14 giorni.