Come organizzare una riunione al lavoro

"Se è necessario identificare in una parola il motivo per cui la razza umana non ha raggiunto e non raggiungerà mai il suo pieno potenziale, quella parola sarà 'riunione'". Così ha detto il comico Dave Barry, e molti sono d'accordo. Ma non è necessario che sia così. Ecco alcuni suggerimenti per preparare una buona riunione di lavoro.

Inizia e termina oggettivamente

Organizzare una riunione produttiva non è scienza avanzata. Come nota il consigliere Teri Schwartz, gran parte del lavoro si riduce a iniziare e condurre ogni riunione con un obiettivo e terminarla con un piano per "andare avanti". I problemi sorgono quando questo viene trascurato. "È come pilotare un aereo", dice. "La maggior parte degli incidenti si verificano al decollo e all'atterraggio".

Scegli un leader

Alcuni anni fa, la banca KeyCorp a Cleveland, USA, ha adottato un nuovo principio: nominare sempre qualcuno che guidi. "La cosa peggiore è un incontro senza un responsabile", afferma Charles Hyle, vicepresidente esecutivo e chief risk officer della banca. "Si trasforma in una competizione urlante."

Pensa in piccolo

Sii realistico riguardo a ciò che puoi fare. "Non puoi risolvere la fame nel mondo in un'ora", dice Teri Schwartz. Allo stesso modo, mantieni il numero di partecipanti gestibile per stimolare la discussione. "Con troppe persone nella stanza, tutti tacciono", dice Hyle.

Diretto

"Le persone odiano quando non possono fare il loro lavoro perché devono andare a una riunione di qualcuno", afferma il professor Michael Feiner della Columbia School of Business negli Stati Uniti. Pertanto, incoraggia gli altri a parlare e farsi coinvolgere, specialmente quelli di rango inferiore. "Devono credere che l'incontro non è così e così, ma 'nostro'", dice Feiner.

Stabilire le regole per la partecipazione

Tutti devono sapere chi prenderà appunti e come verranno prese le decisioni. Ricorda che il consenso è generalmente negativo. "Significa che non c'è abbastanza dialogo o dibattito", dice Feiner, "ed entrambi sono il fondamento di qualsiasi organizzazione innovativa". Jon Petz, autore del libro Boring Meetings Suck , suggerisce di distribuire le attività future negli ultimi cinque-dieci minuti e di ripeterle in un'e - mail di gruppo per evitare confusione.

L'organizzazione è la base per presentare e discutere con successo le idee. Se non c'è pianificazione, l'incontro non sarà utile. Pensa all'organizzazione come la prima cosa da fare e vedrai quanto sarà produttivo il tuo incontro. Ma, se non sei una persona organizzata, inizia riparando la tua scrivania. Sarà un buon esercizio!